Aspecte ale activităților în sistemul integrat de bibliotecă ALEPH la BCU Cluj

Angela Abrudan*

programator - Laboratorul de informatică. Digitizare
Biblioteca Centrală Universitară „Lucian Blaga" Cluj-Napoca

 

Istoric

Biblioteca Centrală Universitară “Lucian Blaga” din Cluj-Napoca a achiziționat sistemul integrat de bibliotecă ALEPH 500, versiunea 11, dezvoltat de firma Exlibris, în anul 19991, având la dispoziție 20 de licenţe de lucru pentru bibliotecari şi 10 licențe pentru consultarea catalogului pe internet de către public.

Rezultatele muncii bibliotecarilor în sistemul anterior, VUBIS, au fost transferate în noua bază de date, fiind importate cu succes atât înregistrările create pentru descrierile publicațiilor (în baza CUC01) cât și datele cititorilor înscriși (în baza CUC50).

De-a lungul timpului, am trecut prin alte 5 versiuni ale sistemului, făcând de fiecare dată verificările și modificările necesare. Din 2018 până în prezent, utilizăm versiunea 23, se lucrează cu 65 de licenţe pentru bibliotecari şi 43 de licențe pentru consultare pe web.

Obiective

Vizibilitatea catalogului online pe internet a fost unul din obiectivele inițiale ale bibliotecii, astfel catalogul nostru online este accesibil pe Web încă din toamna anului 1999.

Din 2013, se trimite lunar, catalogul integral la EBSCO, iar din 2014, catalogul online a fost integrat în Worldcat, făcându-se trimiteri de 3-4 ori pe an pentru completarea cu noile descrieri.

Diversificarea serviciilor pentru public este un alt obiectiv de bază al activităților noastre.

Modulul de Circulație cu operațiile specifice – împrumut, restituire, prelungire – se utilizează atât în sediul central cât și la bibliotecile filiale. Cititorii au posibilitatea să-și prelungească și pe Web împrumuturile și primesc notificările de somații pe email.

Înscrierile cititorilor se fac online, iar după verificarea documentelor de plată se emite permisul de bibliotecă sub formă de card cu poză și cititorul se poate prezenta la bibliotecă pentru a intra în posesia acestuia.

A fost implementată Rezervarea publicațiilor pentru fondul de împrumut la domiciliu în cazul titlurilor care au toate exemplarele împrumutate, iar pentru alte publicații cu exemplare disponibile, Solicitarea publicațiilor se face online, atât în sediul central, cât și la majoritatea bibliotecilor filiale.

Rezervarea locurilor pentru studenți în cele trei săli mari de lectură s-a implementat de câțiva ani și este accesibilă din catalogul online.

A fost activat formatul RIS (Research Information Systems) pentru ca înregistrările selectate în urma căutărilor în catalog să poată fi importate într-un soft bibliografic.

Interfața catalogului online este disponibilă în patru limbi: română, engleză, maghiară și germană.

Valorificarea și optimizarea muncii bibliotecarilor este un alt obiectiv important.

Implementarea modulului de achiziție s-a concretizat prin extragerea din sistemul Aleph a datelor documentelor necesare de evidență, și anume: borderouri de predare–primire, registre de inventar, topografice și de mișcare a fondurilor.

Statistica circulației pe bibliotecari și filiale se extrage lunar și se pune la dispoziția bibliotecarilor pe pagina de Intranet.

Pentru optimizarea muncii bibliotecarilor au fost parametrizate în sistem peste 50 de sarcini de lucru, care se execută zilnic de către sistem, la ore dinainte stabilite. Astfel, Raportul plăților înregistrate, Listele solicitărilor online de publicații, Lista împrumuturilor, Anularea rezervărilor de locuri neocupate, sunt câteva exemple dintre acestea.

S-au exportat din baza de autorități (CUC10) subiectele în limba engleză și română, s-au corelat și adăugat în descrierile bibliografice subiectele în limba engleză, apoi s-au actualizat și în înregistrările trimise deja în OCLC (inițial, aceste subiecte nu erau introduse).

Din acest an s-au implementat și trimiterile de publicații prin Aleph, primirile fiind deja preluate după implementarea modulului de achiziții, prin acordarea de rmf-uri dedicate.

Rezultatele cercetărilor bibliografice ale bibliotecarilor de la serviciul Documentare s-au încărcat în Aleph în baza de date CUC02.

Trimiterile și actualizările catalogului în OCLC și EDS reprezintă pentru noi atât posibilități multiple de regăsire a informației, cât și salvări de rezervă ale descrierilor bibliografice din baza de date principală CUC01.

Protejarea cititorilor și bibliotecarilor în perioada pandemiei a fost un obiectiv foarte important și necesar, când biblioteca a funcționat cu diferite grade de restricții.

Începând din luna martie, s-au identificat activități în Aleph, care să poată fi efectuate  de acasă, pentru cât mai mulți angajați ai bibliotecii: retroconversie, indexare, prelucrare donații.

Prin intermediul solicitărilor online a fost posibilă pregătirea anticipată a publicațiilor pentru a fi împrumutate a doua zi, în perioada când biblioteca era închisă pentru public.

Carantinarea automată a publicațiilor restituite a fost obiectiv important în această perioadă pe care l-am realizat cu sprijinul echipei de la Exlibris.

După deschiderea sălilor de lectură pentru public, pentru respectarea distanțării, prin intermediul softului s-au pus la dispoziția cititorilor doar anumite locuri pentru rezervare.

S-a creat un user cu drepturi restrânse pentru a se putea face restituirea publicațiilor împrumutate direct de cititori, fără intervenția bibliotecarului.

În perioada în care filialele au fost închise, restituirile s-au făcut la sediul central, parametrizând în sistem un ID în sediul central, cu drepturi de restituire pentru publicații deja împrumutate cu ID-urile filialelor și s-au prelungit termene de restituire a împrumuturilor când a fost cazul.

S-a semnalat accesul de la distanță la textul integral pentru documentele digitizate, folosind un câmp de note vizibil cititorilor și s-a introdus obligativitatea autentificării pe baza permisului valid de bibliotecă, făcându-se verificarea cu baza de cititori din Aleph.

Provocări soluționate

Evidența fondurilor – Registrul de Mișcare a Fondurilor (RMF)

Pentru obținerea RMF-ului într-o formă cât mai apropiată de cea tradițională, se extrag datele din modulul de achiziție în două fișiere: unul cu informații din comenzi, altul din facturile generale, apoi se prelucrează în softul Excel în machete preformatate cu mai multe foi de calcul, ce conțin celule de referință dintr-o foaie în alta și formule de totalizări. Astfel, prin extragere din Aleph și prelucrare în Excel, se obține situația totalizatoare a rmf-urilor dintr-un trimestru pe categorii de material, proveniență și metode de achiziție în foaia RMF, în foaia Sold obținând situația Stocului existent la data curentă.

Statistica prelucrărilor

Statistica lunară a prelucrărilor în Aleph este reflectată în 10 fișiere postate pe Intranet. Din interfața Aleph-ului pentru bibliotecari se obțin două fișiere de statistică: titluri și autorități, totalizate pe useri: înregistrări create și modificate, în cele trei baze CUC01, CUC02 și CUC10.

Cu ajutorul limbajului SQL se extrag direct de pe server din baza de date alte opt statistici:

  • exemplare create și modificate pe useri
  • locuri servite și restituite pe bibliotecari și categorii de cititori
  • cititori noi înscriși, cu actualizări, vizați
  • trei fișiere pentru circulația publicațiilor: împrumuturi, restituiri, prelungiri (reînnoiri și prelungiri prin schimbarea datei) pe useri, dar și pe filiale cu subtotaluri pe status exemplar și categorii de cititori
  • lichidări (totale sau parțiale - cei care au drept de consultare în sală)
  • solicitări servite cu totalizare de volume și cititori pe săli și status exemplar

bb-numar10-articol3-fig1.jpg

Raportul de plată

În fiecare seară, la sfârșitul programului de lucru, se extrage automat, raportul plăților, care are forma și conținutul necesare evidențelor contabile. Cititorii au posibilitatea să plătească sumele datorate bibliotecii pentru servicii diverse în numerar, cu card sau prin virament bancar (caz în care documentele doveditoare se trimit pe email), iar evidența acestor sume se reflectă în Desfășurătoarele de plată, care sunt situații totalizatoare extrase pentru fiecare ID și se predau contabilității.

bb-numar10-articol3-fig2.jpg

Rezervarea locurilor

Din pagina catalogului online, după autentificare, cititorul poate vedea locurile disponibile și alege pe cel dorit, având la dispoziție și o imagine cu amplasarea locurilor în săli. Locurile rezervate dar neservite devin disponibile la anumite ore stabilite de bibliotecari, rezervarea lor fiind anulată automat.

bb-numar10-articol3-fig3.jpg

Carantina restituirilor – intrare/ieșire din carantină

Publicațiile tipărite restituite au fost carantinate pe timp de 3 zile. Trecerea lor automată în regim de carantină se realizează pe parcursul zilei, din oră în oră, la intervale bine stabilite. Astfel, la toate exemplarele restituite se actualizează Starea de proces din liber la împrumut (ZZ- Not in Process) la Carantină, codificată cu CR. Ȋn fiecare dimineață la ora 7 se extrage lista exemplarelor care au deja 3 zile de carantină, iar după 45 de minute în care se pot face verificări se actualizează automat starea de proces din Carantină CR în Liber pentru împrumut (Not in Process).

bb-numar10-articol3-fig4.jpg

Carantinarea și anularea automată a rezervărilor de locuri prin Aleph sunt opțiuni inaccesibile utilizatorilor prin interfața sistemului, fiind realizate și adaptate cu sprijinul echipei Exlibris.

Schimb internațional – trimiterea publicațiilor

Implementarea activității de schimb internațional a fost un obiectiv recent, mai ales trimiterile către parteneri. În sistemul Aleph, aceste publicații se regăsesc în Fond Schimb, iar exemplarele din acest fond au item status 39 și item process status SC.

Trimiterea publicațiilor prin Aleph presupune următoarele activităţi în sistem:

  • introducerea partenerilor de schimb ca furnizori în achiziție,
  • realizarea legăturii cu titlurile de periodice introducând în câmpul 990 partenerul și țara,
  • pregătirea trimiterii – actualizarea cotelor la exemplare cu partenerul și respectiv anul trimiterii,
  • extragerea exemplarelor actualizate conform anumitor criterii,
  • obținerea borderoului de trimitere, prelucrând în excel datele extrase în fișierul machetă,
  • arhivarea trimiterii – realizată prin actualizarea exemplarelor după fiecare trimitere,
  • crearea RMF-urilor de trimitere pe parteneri,
  • obţinerea și listarea etichetelor pentru pachetele de trimis,
  • extragerea trimiterilor unui titlu (oglinda titlului) – situația anuală sau totală,
  • extragerea trimiterilor către un partener (oglinda partenerului) – situația anuală sau totală.

În prezent, prin utilizarea sistemului Aleph timp de 22 de ani, principalii indicatori numerici ai bazelor de date sunt:

  • numărul titlurilor din CUC01 - peste 870.200
  • numărul titlurilor din CUC02 - peste 199.500
  • numărul exemplarelor din CUC50 - peste 1.595.100
  • numărul autorităților din CUC10 - peste 439.500
  • numărul cititorilor activi anual - peste 13.500

Concluzie

Parafrazând-o pe legendara antrenoare Pat Summitt, care spunea că “Munca în echipă îi face pe oamenii obișnuiți capabili de rezultate neobișnuite”2, putem concluziona și noi că munca în echipă ne-a impulsionat să ajungem la rezultate deosebite. Bibliotecari și informaticieni, au pus împreună capacitățile și resursele individuale, din convergența ideilor rezultând adaptarea și utilizarea sistemului spre aflarea soluțiilor la provocările apărute.

În final, pentru că resursa cea mai importantă a societății este cea umană, omul, doresc să menționez că noi lucrăm cu cărți și oameni pentru oameni, pentru ca minunatele și prețioasele comori aflate în cărțile din bibliotecă să ajungă să fie descoperite de cei care au nevoia sau curiozitatea să le caute, fie că se află în cărțile sau periodicele electronice, documentele digitizate sau între coperțile unei cărți tipărite, fiecare având utilitatea și farmecul lor, spre informare, documentare sau delectare.

______________________________

Autorii își asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor şi pentru opiniile exprimate în articolele trimise spre publicare.

* Email: angela.abrudan@bcucluj.ro

1 https://www.bcucluj.ro/ro/despre-noi/laboratorul-de-informatic%C4%83-digitizare, accesat în 20 septembrie 2021

2 http://www.citatepedia.ro/index.php?id=293581, accesat în 20 septembrie 2021