Provocările determinate de pandemia de COVID-19 în desfășurarea activității de la Biblioteca de Științe Economice și Gestiunea Afacerilor „Prof. Aurel Negucioiu”, în perioada martie-septembrie 2020

Chevul Tünde*

bibliotecar - Biblioteca de Științe Economice și Gestiunea Afacerilor „Prof. Aurel Negucioiu”

 

De la sfârșitul lunii februarie și începutul lunii martie 2020, omenirea s-a confruntat cu o situație nemaiîntâlnită de multă vreme, pandemia cauzată de noul coronavirus (COVID-19), o boală infecțioasă de o virulență extremă în ceea ce privește rata contaminărilor, gravitatea și numărul deceselor pe care le provoacă. Din nefericire, la începutul lunii martie, valul pandemic a ajuns să afecteze și România. Pentru a putea respecta normele sanitare și epidemiologice, care să ajute la combaterea răspândirii virusului, au trebuit regândite strategiile tuturor domeniilor de activitate din spațiul economic românesc.

Toată societatea fost nevoită să se adapteze noilor realități ale vremurilor pe care le trăim. Nu au fost exceptate nici instituțiile culturale, în cazul nostru, bibliotecile, care au trebuit să respecte o serie de limitări și restricții, emise de organele abilitate ale statului, de Grupul Tehnico-Știinţific privind Gestionarea Bolilor Înalt Contagioase pe teritoriul României, de Ministerul Sănătății, precum și de Organizația Mondială a Sănătății (OMS).

Biblioteca Centrală Universitară „Lucian Blaga” s-a aliniat hotărârilor acestor organisme și, prin urmare, a funcționat cu program modificat începând cu data de 12 martie 2020.1 Pentru început, voi prezenta, în câteva rânduri, Biblioteca de Științe Economice și Gestiunea Afacerilor „Profesor Aurel Negucioiu”.

Biblioteca este afiliată Bibliotecii Centrale Universitare „Lucian Blaga”, una dintre principalele instituții care sprijină și susține învățământul universitar clujean și național. Filiala este găzduită și își desfășoară activitatea în clădirea Facultății de Științe Economice și Gestiunea Afacerilor, asigurând baza materială necesară proceselor de studiu, informare, cercetare și documentare ale cadrelor didactice, studenților și doctoranzilor facultății. Totodată, prin autenticitatea și valoarea colecțiilor pe care le deține, Biblioteca FSEGA a devenit un punct de referință și atracție pentru cercetători și cadre didactice universitare și preuniversitare din alte orașe din țară și chiar din străinătate.

Biblioteca FSEGA a luat fiinţă la începutul anilor 1960, având la bază fondul de publicaţii donat de „Institutul Pedagogic de 3 ani din Cluj”. În decursul anilor, ea a trecut prin mai multe transformari în ceea ce priveşte organizarea fondului și a fost mutată de mai multe ori. În prezent, ea funcţionează în clădirea Facultăţii de Ştiinţe Economice şi Gestiunea Afacerilor, la parter. Biblioteca dispune de  un patrimoniu de 72.563 volume cărți, 4623 volume periodice și 167 volume de CD/DVD-uri.

În această perioadă dificilă, conducerea bibliotecii a pus siguranța utilizatorilor și a personalului bibliotecii pe primul plan, încercând în același timp să satisfacă cererile utilizatorilor, nevoia lor de informare, oferind asistență de la distanță în regăsirea informațiilor.

Colectivul bibliotecii noastre, format din cinci bibliotecari, s-a gândit la o variantă de lucru care permitea munca la domiciliu, încă din momentul în care se contura faptul că va trebui să ne izolăm și să avem contacte cât mai reduse între noi, din cauza acestei pandemii. Propunerea a fost prezentată șefului de serviciu și conducerii bibliotecii.

În perioada martie-septembrie 2020, preocuparea principală a conducerii bibliotecii și a bibliotecarilor a fost orientată către utilizatorii săi, iar pentru a ne putea continua activitatea am fost nevoiți să schimbăm din mers modalitatea de lucru și modul de comunicare. Comunicarea interpersonală (prin contact direct, față în față) a dispărut aproape complet, fiind înlocuită cu cea prin canalele de comunicare online existente sau nou create. Vă dau un exemplu elocvent: ghidarea prin telefon a unui utilizator în pagina bibliotecii, găsirea catalogului online, a serviciilor, a modului de adresare pentru scanarea unor publicații etc. Acest lucru necesită abilități deosebite: memorie bună, vorbire corectă, utilizarea adresei electronice a bibliotecii, cunoașterea foarte bună a structurii paginii www.bcucluj.ro.

Relațiile cu utilizatorii, oferirea de informații

Între principalele activități din biblioteca noastră filială, în această perioadă se remarcă relația cu utilizatorii și îndeplinirea sarcinilor ce ne revin din planul de digitizare. Pentru a ghida utilizatorii în regăsirea resurselor necesare studiului, documentării și cercetării, mai multe activități au fost transferate în mediul online.

Încă de la începutul stării de urgență, utilizatorii au fost anunțați că perioada de returnare a cărților împrumutate a fost prelungită, fără aplicarea de penalități. Dar în situația dată, utilizatorii care erau în anul III licență, respectiv anul II master, erau debusolați, îngrijorați de modalitatea în care vor reuși să se documenteze și să-și pregătească lucrările de licenţă, respectiv examenele ce trebuiau susținute la sfârșitul semestrului II. Aveau nevoie de publicații pentru examene, pentru lucrări de licență sau aveau publicații împrumutate pe care doreau să le returneze.

În perioada în care a fost închisă biblioteca, ne-am străduit să păstrăm o legătură permanentă cu decanatul Facultății de Științe Economice și Gestiunea Afacerilor, cu directorii liniilor de învățământ. Astfel am aflat despre o parte din greutățile pe care le întâmpină utilizatorii noștri și despre nevoile lor de documentare, prin singurele canale de comunicare din acel moment: cel online și cel telefonic.

Dacă contactul direct cu utilizatorii nu a mai fost posibil, un rol important în păstrarea legăturii l-au avut:

Am încercat să punem în valoare informațiile care erau deja afișate pe site-ul nostru, cum ar fi documentul Baze de Date “Open Space”.2

Pe parcursul lunii aprilie am răspuns la solicitările studenților, oferind informații prin email și prin Facebook Messenger, iar dupa 27 aprilie informațiile au fost oferite preponderent telefonic. Astfel am aflat că, pentru studenți, una din cele mai mari probleme a reprezentat lipsa accesului la publicații, o problemă întâmpinată mai ales de utilizatorii care se pregăteau pentru lucrările de licență și master. Am primit cu bucurie vestea că utilizatorii vor avea posibilitatea de a solicita publicații, sau părți din publicații, scanate contra cost, apoi că vor putea împrumuta din fondul de carte de la BCU, că vor avea posibilitatea de a-și face permise, de a obține vize; acest fapt i-a ajutat și în consultarea bazelor de date abonate și în consultarea platformei de bibliografii obligatorii.

Cu ajutorul directoarei departamentului de la linia maghiară, am identificat că ar fi utilă ghidarea studenților în utilizarea MERSZ3, baza de date în limba maghiară, cu multe cărți specifice specializărilor de la facultate. De aceea, încă din perioada de concediu, am creat tutorialul de utilizare a platformei MERSZ4, care, cu ajutorul directoarei departamentului de limba maghiară, a fost transmis către studenți. Am făcut cercetări, căutari și am învățat diferite soft-uri de înregistrare desktop, precum și alte programe care ar ajuta la realizarea unor tutoriale. Pe canalul Youtube al bibliotecii aveam deja încărcate tutoriale video: un tutorial pentru familiarizarea utlilizatorului cu pagina de web a bibliotecii5, un tutorial pentru modalitatea de consultare a catalogului online6, și un tutorial despre modalitatea de accesare a bazelor de date abonate prin EDS7.

În aceasta perioadă am conceput un alt tutorial în care am prezentat pașii și modalitatea de accesare a plaformei bibliografiei obligatorii, platforma aflată în stadiul de început în acel moment. Atunci erau scanate doar bibliografiile pentru examenul de licență. Între timp, plaforma a crescut, a devenit mult mai ușor de utilizat, cu mai multe opțiuni de căutare pentru utilizatori: Tutorial Modalitate de accesare bibliografii cursuri8

Specific perioadei pandemice, în toate ramurile de activitate au avut de câștigat cei care au trecut de la un plan strategic tradițional la unul adaptat situației actuale. Considerăm că această situație ne-a ajutat să ne perfecționăm, să ne mobilizăm, să găsim soluții la  întrebări, să facilităm informarea cât mai rapidă pentru studenții noștri.

Personal, am folosit perioada de concediu și pentru a mă perfecționa în utilizarea diferitelor programe de creare și editare de conținuturi video, de întregistrare desktop și material audio. Printre aceste programe amintesc OBS studio, Camstudio, Microsoft 10 Photos (pe care l-am descoperit accidental, dar, spre bucuria mea, sunt ușor de folosit: într-un timp rapid se poate realiza un fișier video din documente cu diferite extensii,  jpg, pdf, excel, pps.)

Relația cu utilizatorii a înglobat mai multe segmente:

A) semnarea fișelor de lichidare online;

B) semnarea fișelor de lichidare în parteneriat cu UBB;

C) semnarea fișelor de lichidare pentru cei care au venit la bibliotecă;

D) oferirea de informații utlizatorilor prin email-uri/Facebook;

E) conversații telefonice de ghidaj de acasă;

F) relații cu decanatul FSEGA, cu cadrele didactice și diferitele departamente;

G) relații cu utilizatorii prin canalul Youtube al bibliotecii;

H) verificarea, prelungirea termenelor de împrumut la cerere, prin telefon, mail.

Semnarea fișelor de lichidare în parteneriat cu UBB a reprezentat o altă provocare, mai ales datorită unei conjuncturi în care au trebuit verificați 3100 studenti în 2 zile, de acest lucru depinzând înscrierea studenților la examenul de licență.

A fost stabilită echipa, modalitățile de lucru în ceea ce privește verificarea cititorilor, ne-am mobilizat, ne-am organizat foarte bine, am reușit să ducem la capăt această activitate la termen. Pentru o activitate eficientă, am întocmit o procedură utilă în procesul de semnare a fișelor de lichidare, exemplificând pașii pe care trebuia să-i parcurgem. Lista cu cei 3100 de utilizatori a fost încărcată în Google Docs și a fost împărțită colegilor care au participat la această activitate. Am stabilit cuantumul ce revenea fiecăruia. În dreptul informațiilor despre studenți am copiat mesajele stabilite de colegii de la BCU, respectiv “are permis valabil BCU”, “nu are permis BCU”, “are restante la BCU” –mesaj cu roșu, iar în programul integrat “Aleph Circulație” am făcut modificările necesare cu mesajele “lichidat 2020”, “restanță 2020”. Acest lucru se petrecea în luna iunie.

La sfârșitul acestei acțiuni, am predat o situație cu restanțierii doamnei secretar șef de la FSEGA și colegilor noștri de la BCU. Aveam evidența celor care au avut permis de bibliotecă, precum și situația celor care au permis de bibliotecă valabil. Situația la filiala noastră arată că foarte mulți utilizatori au avut permis și destul de mulți au permis valabil. Nu trebuie sa uităm că din statisticile interne aflăm că cele mai multe permise de bibliotecă si cele mai multe vize de bibliotecă se realizează în lunile martie și aprilie. Important de menționat este că celor 3100 de fișe de lichidare menționate anterior li s-au mai adăugat cca 400 de lichidări semnate fizic la bibliotecă, precum și circa 150 semnate online.

Ne bucurăm de relația privilegiată pe care o avem cu decanatul Facultații de Știinte Economice și Gestiunea Afacerilor, care ne sprijină ori de câte ori apelăm la ei pentru rezolvarea problemelor care apar, și cu care colaborăm, pentru a veni în sprijinul satisfacerii doleanțelor utilizatorilor. Un bun exemplu este faptul că au fost de acord să posteze pe site-ul propriu, www.econ.ubbcluj.ro, informația conform căreia BCU pune la dispoziția studenților platforma cu bibliografia obligatorie pentru cursuri, fapt care a dus la o creștere imediată a consultării publicațiilor scanate pentru disciplinele aparținând FSEGA.

În urma consultărilor informale vizând activitatea profesională cu colegi din cadrul BCU, am aflat că multă lume caută și solicită bibliografia pentru masterat. Imediat am consultat bibliografia admiterii, apoi am luat legătura cu domnul prodecan al Facultății de Științe Economice pentru a discuta posibilitatea de a menționa pe pagina www.econ.ubbcluj.ro, pe lângă informațiile despre admitere, faptul că o parte a bibliografiei se găsește pe platformă. Am realizat astfel importanța relațiilor interumane între colegi, comunicarea inter-departamentală, inter-personală în ceea ce privește activitățile comune. Pentru viitor, sugerăm realizarea unui grup pe oricare dintre canalele de comunicare, în care să poată fi discutate aspecte ce ne pot ajuta în problemele comune.

Conform directivelor primite, restituirile publicațiilor împrumutate de utilizatori ar trebui făcute doar la sediul BCU .Însă, foarte mulți utilizatori, fiind obișnuiți cu biblioteca noastră, au restitutit cărțile la noi, sau le-au trimis prin diferite firme de curierat. Foarte multe convorbiri telefonice sau conversații pe mail au avut ca subiect modalitatea de restituire a publicațiilor, mai ales că studenții au avut nevoie de ștampila bibliotecii pe fișa de lichidare, certificând faptul că nu au datorii la bibliotecă, condiție de îndeplinit pentru înscrierea la examenul de licență. Mulți dintre utilizatori erau la sute de kilometri distanță, tocmai de aceea am fost de acord să le oferim și numerele de telefon personale ale bibliotecarilor, pentru a putea recepționa restituirile livrate prin curierat.

Pentru cei care au ales să restituie personal publicațiile la sediul bibliotecii noastre, în vederea respectării normelor de siguranță și de distanțare socială, am amenajat în dreptul ghișeului o masă cu o cutie în care utilizatorii au lăsat publicațiile ce urmau a fi preluate și manipulate de către personalul bibliotecii, evitând astfel contactul și expunerea directă.

Planul de digitizare

Digitizarea documentelor a fost impusă cu prioritate, asigurând astfel posibilitatea accesării de la distanță a bibliografiilor obligatorii necesare procesului de învățare. Din data de 27.05.2020, de când am revenit la activitatea cu prezența angajaților în bibliotecă, am început să aderăm la proiectul de digitizare organizat la nivel de Bibiliotecă Centrală, a cărui descriere nu face subiectul acestui articol, de aceea voi face referire doar la partea care ne privește pe noi.

Această perioadă a fost plină de procese de învățare lungi și intense; au fost testate abilitățile noastre de a ne adapta la ceva nou, fără prea multă pregătire. Respectând indicațiile clare primite din partea conducerii BCU, fiecare filială a avut oportunitatea de a implementa la nivel local activitatea de digitizare. Pe tot parcursul perioadei respective am avut parte de susținerea colegilor de la BCU, dar și a personalului IT din cadrul FSEGA. Aceasta organizare a cuprins acțiunea de a face rost de scannere, de integrare în rețele, instalare de soft-uri, punerea lor in funcțiune, salvarea manualelor de utilizare, studiul și învățarea utilizării aparatelor de către personal. Unii dintre noi au adus scannere de acasă.

Au fost momente de început cu provocări personale când totul părea a fi un haos total, mai ales din cauza diversității mari a specializărilor la care învață studenții facultății, disciplinele predate fiind numeroase9. În prezent, cea mai importantă activitate a noastră este cea de digitizare, a cărei utilitate o vedem detaliată în cele ce urmează.

Inițial, activitatea de digitizare a reprezentat faptul că toți cei implicați făceau toate activitățile, anume: salvarea bibliografiilor, verificarea și introducerea disciplinelor, crearea listelor pentru discipline și secții, introducerea documentelor, transferul publicațiilor către BCU, gestionarea listelor, scanarea propriu-zisă a publicațiilor.

La început, am folosit un scanner format maxim A3, împrumutat de FSEGA, un alt scanner Epson adus de mine personal de acasă, și un scanner de mici dimensiuni și randament redus. Apoi, în luna iunie, am rămas cu doar 2 scannere, cel personal marca Epson si cel micuț, de birou. Perioada a coincis cu noile directive primite de la BCU, care prevedeau responsabili de liste, o decizie care ne-a ajutat în ansamblul activității și a determinat o mai bună gestionare a listelor create. În septembire 2020 am primit împrumut un alt scanner marca Epson, format maxim A3, de la BCU.

Primul pas este consultarea paginii de web a facultăţii, www.econ.ubbcluj.ro, unde găsim și de unde salvăm, de la specializări, disciplinele de studiu, le scriem codul de disciplină, apoi le listăm bibliografia obligatorie aferentă. În platformă se scrie fiecare cod de disciplină, denumirea disciplinei, apoi se creează liste pentru specializările respective; în cazul nostru, o disciplină a fost predată chiar și la 21 de specializări. După ce în catalogul online se caută publicațiile de la bibliografiile disciplinelor, se notează numărul de sistem din Aleph, se verifică în platformă să nu fie deja scanată, după număr de sistem sau alte date bibliografice, apoi se trece la introducerea datelor bibliografice ale publicației. Publicația trebuie să apară la fiecare listă legată de disciplina respectivă. O altă etapă o constituie căutarea și identificarea publicațiilor în catalogul online, apoi identificarea lor în bibliotecile în care le-am găsit; FSEGA, SE, SP, MATE, BCU. Cărtile aduse din sălile de lectură sau din depozit sunt însoțite de o hârtie care ne informează de ce listă aparțin, dacă sunt din sala de lectură sau din depozit.

La scanarea publicațiilor din bibliografia obligatorie, în filiala noastră au lucrat, pe lângă bibliotecarii de la FSEGA, colegii de la biblioteca de Studii Europene, de la BCU, de la Științe Politice, de la Matematică. Către BCU trimitem cererea de scanare conform procedurii, le rezervăm din catalogul online, facem o listă în MsExcel, apoi le trimitem responsabililor din BCU, iar pentru restul bibliotecilor am procedat mai simplu și mai rapid, în activitatea de solicitare pentru scanare, ținând legătura directă, personală, prin telefon sau prin mesageria rapidă. Publicațiile scanate sunt transferate pe serverul BCU în platforma de bibliografii digitale pentru studenți.

* Email: tunde.chevul@bcucluj.ro

Autorii își asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor şi pentru opiniile exprimate în articolele trimise spre publicare.

1 https://www.bcucluj.ro/ro/noutati/modific%C4%83ri-program-cu-publicul

2 https://www.bcucluj.ro/sites/default/files/public/filiale/documente/stec-opensource2018.pdf (Accesat în octombrie 2020).

3 https://www.bcucluj.ro/ro/resursele-bibliotecii/resurse-%C5%9Ftiin%C5%A3ifice-acces-distan%C5%A3%C4%83 (Accesat în octombrie 2020).

4 https://www.youtube.com/watch?v=SqaXMSn7qdQ (Accesat în octombrie 2020).

5 https://www.youtube.com/watch?v=dojtOo-BJZY&feature=emb_title (Accesat în octombrie 2020).

6 https://www.youtube.com/watch?v=KVXjKVrsSlc (Accesat în octombrie 2020).

7 https://www.youtube.com/watch?v=2EQDWGWpLOk (Accesat în octombrie 2020).

8 https://www.youtube.com/watch?v=AKvxE-5ognY (Accesat în octombrie 2020).

9 https://econ.ubbcluj.ro/n3.php?id_s=219&id_c=104&id_m=3 (Accesat în octombrie 2020).