Dr. Adriana Szekely*
şef birou - Permise-Împrumut
Dr. Monica Stoica**
şef serviciu - Conservarea Colecţiilor. Depozite
Anul 2020 a reprezentat pentru personalul bibliotecilor, un an al provocărilor, dar şi al experimentărilor, inovărilor. În acest articol vom prezenta, ca un model de bune practici, serviciile şi activităţile desfăşurate în beneficiul utilizatorilor, în condiţiile impuse de pandemie.
Obiectivul principal de activitate l-a reprezentat asigurarea unor servicii de bibliotecă adaptate noii situaţii de criză, generate de pandemie. În cazul Bibliotecii Centrale Universitare din Cluj, personalul din departamentele destinate activităţilor cu publicul şi-a desfăşurat activitatea specifică în punctele de lucru din sediul central, sălile de lectură de la parterul clădirii şi secţia de împrumut de la demisol. Punctele de lucru au fost organizate în vederea deservirii utilizatorilor care au apelat la serviciile bibliotecii, adaptate conform legislaţiei specifice pandemiei cu SARS CoV2 (purtarea măştii, utilizarea dezinfectantelor de mâini, asigurarea distanţării sociale, etc.). În acest context, Biblioteca și-a adaptat spațiile și serviciile oferite publicului la noua situație, aplicând măsurile recomandate de legislația specifică bibliotecilor.
Bibliotecarii acestor departamente s-au concentrat pe serviciile oferite publicului, atât direct, cât și online. Aici a fost marea provocare, de a găsi soluții diverse pentru a răspunde nevoilor utilizatorilor, în condițiile restrictive impuse de pandemie. Aici a intervenit partea inovativă – au fost testate noi opţiuni ale sistemului integrat de bibliotecă și au fost efectuate parametrizări care să dea posibilitatea utilizatorilor să solicite online publicații din toate fondurile bibliotecii sau au fost asigurate modalități de plată prin virament bancar, care să faciliteze plățile de la distanţă a serviciilor contra cost.
Care au fost direcţiile principale de acţiune ale departamentelor care au asigurat activitatea cu publicul în sediul central al BCU Cluj? Vom prezenta succint câteva direcţii:
1. Asigurarea serviciilor de acces pentru utilizatorii bibliotecii.
Bibliotecarii s-au adaptat rapid noilor proceduri de lucru privind asigurarea accesului utilizatorilor la serviciile bibliotecii în perioada pandemiei, efectuând următoarele servicii/activităţi:
- Înscrieri şi vizări ale permiselor de bibliotecă, semnarea fişelor de lichidare, majoritatea în format online. Serviciile de eliberare permise şi vize (în mod tradiţional şi online), creare de conturi pentru fotocopiatoare sau de încasare a sumelor pentru serviciile contra cost au fost asigurate, în anul pandemiei, astfel:
- în primele 3 luni ale anului, timp de 10 ore/zi în timpul săptămânii de lucru, inclusiv în zilele de sâmbătă, în timpul sesiunilor de examene;
- în perioada 12 martie – 11 mai 2020 – serviciile au fost sistate, întrucât biblioteca a fost închisă publicului;
- între 18 mai – 11 decembrie 2020, când au fost asigurate serviciile pentru public, într-un program de funcţionare care a variat de la 3 la 6 ore/zi, inclusiv pe perioada verii, cu excepţia săptămânii în care s-a efectuat revizia tehnică a parcului informatic.
- Aceste activităţi specifice zonelor de acces în bibliotecă, respectiv ghişeului de Permise, au presupus următoarele schimbări, demarate în perioada de referinţă:
- Preluarea datelor personale din documentele transmise online de către utilizatori;
- Corespondenţa online cu utilizatorii, pentru preluarea documentelor necesare eliberării documentelor de acces la serviciile bibliotecii, dar şi pentru clarificarea modalităţilor de plată, sau alte informaţii, la solicitarea utilizatorilor;
- Introducerea şi dezvoltarea unor noi modalităţi de plată a serviciilor pentru utilizatori: plăţile prin virament bancar (OP), pe lângă plăţile în numerar, prin POS şi mandat poştal;
- Preluarea prin extragerile automate din Aleph a desfăşurătoarelor pentru sumele încasate pe serviciile contra cost, transferul în Excel şi organizarea pe tipuri de plăţi (numerar, card bancar, virament bancar), conform cerinţelor serviciului Financiar-Contabil, căruia i se transmit zilnic rapoartele privind plăţile efectuate la Ghişeul de Permise. Gestionarea sumelor încasate pentru serviciile contra cost (permise/vize; conturi fotocopiatoare; alte servicii taxabile din bibliotecă).
- O altă activitate importantă, desfăşurată pe lângă activităţile amintite mai sus, a fost gestionarea bazei de date a utilizatorilor (peste 100000 de înregistrări), realizându-se o amplă curăţare a bazei prin ştergerea înregistrărilor nevalidate, a permiselor ocazionale expirate, a duplicatelor, etc.
- De asemenea, tarifele pentru serviciile contra cost, încasate la ghişeul de Permise, au fost modificate prin decizii ale Consiliului de administraţie al BCU Cluj, în funcţie de situaţia impusă de măsurile anti-Covid. Prin urmare, la începutul anului universitar 2019-2020 au fost stabilite pentru serviciile de acces un set de tarife, dar din luna mai 2020, unele servicii/tarife au fost reduse sau modificate în beneficiul utilizatorilor, altele au fost suspendate temporar, iar altele anulate. Toate plăţile au fost preluate în acest punct de lucru (vize, creare conturi pentru fotocopiatoare, diminuări penalităţi) pentru raportarea financiară centralizată.
2. Formarea utilizatorilor (telefonic, prin e-mail sau direct) în folosirea serviciilor bibliotecii, în special a serviciilor online de împrumut la domiciliu.
Principalele probleme ale utilizatorilor au fost cele legate de: identificarea cotelor și disponibilității publicaţiilor; solicitarea online a publicaţiilor din depozitul Secţiei de Împrumut şi de la raftul liber; din fondul general şi fondul sălii de ştiinţe sociale; rezervarea publicaţiilor; prelungirea termenelor de împrumut; programul bibliotecii, condiţiile de împrumut şi returnare.
3. Reorganizarea activităţilor şi spaţiilor de lectură de la parterul şi demisolul clădirii centrale, în conformitate cu prevederile legale.
Iată câteva dintre modificările efectuate în aceste spaţii, în beneficiul utilizatorilor dornici să frecventeze biblioteca, chiar şi în condiţiile restrictive impuse de pandemie:
a) Au fost stabilite trasee pentru accesul publicului şi al angajaților, au fost instalate dozatoare cu soluții dezinfectante, covorașe dezinfectante, au fost achiziționate și utilizate termometre digitale non contact pentru măsurarea temperaturii publicului și angajaților.
b) Au fost organizate trasee pentru accesul publicului spre sălile de lectură de la parterul sediului central și spre secția de ȋmprumut.
c) În sălile de lectură I (40 locuri) și II (15 locuri) a fost stabilit numărul de locuri destinate studiului prin asigurarea distanțării sociale; au fost montate afișe informative pentru obligativitatea purtării măștii în incinta bibliotecii.
d) A fost decalat programul de lucru al angajaților și a fost modificat de mai multe ori programul cu publicul: ianuarie – martie: 8,00 – 20,00; mai – septembrie: 9,00 – 13,00; octombrie- decembrie: 9,00 – 14,00.
e) Au fost extinse drepturile de împrumut la domiciliu ale unor categorii de utilizatori (studenţilor de la universităţile private) şi a fost asigurată (parametrizată) solicitarea online a publicaţiilor din fondul de împrumut organizat în acces direct/raft liber. Biblioteca a răspuns astfel solicitărilor venite din partea utilizatorilor şi s-a adaptat condiţiilor pandemice, legislaţia restricţionând accesul publicului la raftul liber.
f) Au fost modificate termenele publicaţiilor împrumutate (la sală și la domiciliu), pe tipuri de fonduri (Fondul General - FG, Fondul Legal- FL și Fond Periodice - FP, Fondul Sălii de Ştiinţe Sociale - FSS sau al Bibliotecii de Psiho-Pedagogie). Majoritatea termenelor au fost prelungite (ex. FG – 1 zi la 7 zile; FI – 10 zile la 14 zile), în beneficiul utilizatorilor care, în anumite perioade ale anului trecut, nu au avut posibilitatea de a consulta publicaţiile la sala de lectură, dar au avut posibilitatea de a solicita publicaţiile la domiciliu. Aceste decizii au dus la creşterea gradului de satisfacţie al utilizatorilor faţă de bibliotecă, care s-a străduit să răspundă cerinţelor lor.
g) Au fost şi cazuri speciale (pentru profesorii și cercetătorii de pe raza municipiului Cluj-Napoca aflați în imposibilitatea deplasării) în care au fost livrate documentele la domiciliu în fiecare zi de marți a săptămânii, în urma unei solicitări transmise pe adresa secretariatului bibliotecii. Preluarea-restituirea publicațiilor s-a efectuat cu respectarea tuturor normelor impuse de situația pandemică.
h) A fost implementată procedura de autorestituire la Sala Cataloagelor pentru publicațiile servite la sala de lectură. Toate publicațiile restituite de către utilizatori au intrat în perioada de carantinare, conform măsurilor recomandate de DSP. Procedura de carantinare a presupus dezinfectarea coperților cu lampa UV, iar apoi publicațiile au fost izolate într-un spațiu destinat acestei proceduri, timp de 3-10 zile (în funcţie de tipul coperţii publicaţiei, cartonate sau plastifiate). Statusul de carantinare a fost parametrizat în așa fel încât să se efectueze automat.
i) Au fost luate şi câteva decizii inedite, în perioada pandemiei: au fost amânate, anulate şi modificate penalităţile pentru nerespectarea termenelor din împrumut, a fost sistat serviciul de prelungire (inclusiv online) a termenelor de împrumut a publicaţiilor; au fost extinse categoriile cărora li s-au perceput penalităţi pentru nerespectarea termenului de împrumut al publicaţiilor (cadre didactice, cercetători). Aceste ultime decizii au fost flexibilizate de faptul că utilizatorilor li s-a oferit posibilitatea de a beneficia de deblocarea permisului de bibliotecă sau diminuarea sumei acumulate ca penalitate, conform prevederilor Regulamentului pentru utilizatori.
j) Au fost efectuate, pentru prima dată și online, avizările (semnarea) fişelor de lichidare ale studenților de la UBB, înainte de examenele de licenţă şi disertaţie. În acest sens, a fost semnat un Acord de parteneriat între BCU şi UBB, în care au fost perfectate condiţiile semnării fişelor de lichidare, adaptate la noile condiţii de desfășurare a activităţii didactice. De asemenea, pentru studenţii UMF Cluj au fost trimise dosarele cu fişele de lichidare, pe facultăţi, iar după verificarea studenţilor în baza de date a utilizatorilor şi semnarea fişelor de lichidare, au fost returnate unei singure persoane, reprezentante a secretariatului facultăţii din structura Universităţii de Medicină clujene.
4. Adaptarea activităţii bibliotecarilor din cele două departamente la situația de criză sanitară.
Pe lângă activităţile cu publicul, pe toată durata anului pandemic, inclusiv pe timpul verii, bibliotecarii din depozite şi de la Permise-Împrumut au participat la acţiunile prioritare stabilite de conducerea bibliotecii: proiectul de digitizare extinsă şi verificarea fondurilor de publicaţii. Astfel, bibliotecarii acestor departamente au participat la acțiunea de verificare a fondului general, asigurând în același timp servirea publicațiilor solicitate de către cititori, respectiv de colegi. Tot ei s-au ocupat și de acțiunea de carantinare a tuturor publicațiilor servite.
Bibliotecarele de la Ghișeul din Sala Cataloagelor au participat la Proiectul de digitizare extinsă, prin scanarea bibliografiilor obligatorii, evidența publicațiilor scanate, preluarea listelor cu bibliografii și la acţiunea de adăugare a Items-urilor pentru Fondul General (pe baza unei liste extrase din sistem şi transferate în Excel).
De asemenea, bibliotecarele biroului Permise-Împrumut au participat, prin rotaţie, timp de 8 luni (mai – decembrie 2020), la acţiunea de scanare a publicaţiilor indicate ca bibliografii obligatorii pentru studenţii UBB, realizând un total de 284871 cadre scanate din 1502 documente. Aceste activităţi s-au desfăşurat în completarea celor curente, respectiv asigurarea serviciilor de împrumut (împrumut, restituire, prelungire, rezervare), precum şi pe orientarea, îndrumarea şi formarea utilizatorilor în folosirea serviciilor de bibliotecă, în noile condiţii impuse de măsurile anti-Covid.
Bibliotecarele secţiei de Împrumut s-au adaptat, asemenea colegelor de la Ghişeul de Permise și Depozite, la noile condiţii de pandemie şi au asigurat, prin rotaţie, servirea publicaţiilor solicitate online din depozitul de Împrumut, din secţia cu raft liber, precum şi împrumutul/restituirea publicaţiilor din alte fonduri ale bibliotecii (Fondul General, Fondul Sălii Blaga sau al Bibliotecii de Psihologie-Pedagogie). În perioada mai – septembrie 2020, au asigurat dublarea colegelor din Depozitul General, în punctul unic de împrumut, organizat la intrarea laterală a bibliotecii, iar din octombrie 2020, au preluat servirea şi împrumutul publicaţiilor solicitate din fondul de împrumut şi din celelalte fonduri ale bibliotecii, pentru care s-a stabilit drept de împrumut la domiciliu.
Din punct de vedere statistic, anul trecut a fost marcat de scăderea frecvenței utilizatorilor în bibliotecă, dar în privința publicațiilor digitizate din bibliografiile obligatorii, a înregistrat o creștere masivă.
Concluzii
Anul 2020 a fost un an dificil, dar inovativ! Personalul din departamentele de Conservarea Colecțiilor. Depozite şi Permise – Împrumut a avut o prezență de 100 % pe tot parcursul anului, mai puțin perioada de închidere totală a bibliotecii (martie-aprilie 2020). Eforturile de reorganizare a servirii utilizatorilor și colegilor, adaptarea la modificările de program sau la procedurile noi de lucru, au demonstrat disponibilitatea și responsabilitatea bibliotecarilor din aceste departamente. Împreună, au reuşit să depăşească temerile fireşti ale perioadei şi au asigurat funcţionarea bibliotecii pentru cei care contează: utilizatorii!
Autorii își asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor şi pentru opiniile exprimate în articolele trimise spre publicare.
* Email: adriana.szekely@bcucluj.ro
**Email: monica.stoica@bcucluj.ro
